imagenes-de-procedimiento-5PROCEDIMIENTO GENERAL COMPRAS Y RECEPCION DE PRODUCTOS Y SERVICIOS

 

  1. 1. COMPRAS DE PRODUCTOS PARA LA VENTA

1.1   COMPRA DE PAPEL

1.2   COMPRA DE SUMINISTROS

  1. 2.CONTRATACION DE SERVICIOS DIRECTAMENTE RELACIONADOS

2.1   CONTRATACION DE TRANSPORTE

2.2   CONTRATACIÓN DE OTROS SERVICIOS

  1. 3.ADQUISICIONES INTERNAS

3.1   ADQUISICION DE BIENES DE CONSUMO INTERNO

3.2   ADQUISICION DE SERVICIOS INTERNOS

El siguiente documento es una descripción de los procedimientos generales de compra en las condiciones operativas actuales de la empresa, el cual será alimentado y modificado por los propios usuarios y revisado por gerencia.

  1. 1. COMPRA DE PRODUCTOS PARA LA VENTA

1.1   COMPRA DE PAPEL

 

Los requerimientos de papel serán formulados por la gerencia comercial en base al respectivo análisis de demanda y cupo disponible.

La coordinación logística de este producto la realizará el departamento de importaciones, con el apoyo del departamento financiero.

Importaciones deberá coordinar con el jefe de bodegas de cada sucursal los detalles de entrega del material,  como cantidad, hora, tipo de materia y todos los otros elementos considerados importantes.

Una vez confirmada la recepción del material y realizada la respectiva inspección de estado y características bodega procederá a ingresar la mercadería en el sistema y almacenarla adecuadamente.

1.2   COMPRA DE SUMINISTROS

 

El requerimiento de suministros deberá ser formulado por el jefe de compras tomando en cuenta, el stock mínimo determinado, el stock en tránsito y los requerimientos generados por pedidos.  Este requerimiento revisado y aprobado será entregado al auxiliar de compras para que verifique la existencia del producto con los proveedores y revise que el precio sea menor o igual al listado de precios de productos.

Una vez verificados disponibilidad y será elaborada la orden de compra, la cual será enviada al proveedor para que proceda al despacho.

NOTA:   La orden de compra debe estar confirmada en el sistema antes de enviársela al proveedor.

Una vez generada la orden y el pendiente de recepción en el sistema, bodega deberá estar pendiente de la mercadería que debe llegar, ya que esto debe darse en las fechas y según los parámetros acordados con el cliente.

La mercadería debe llegar con sus respectivos documentos y debe ser revisada antes de hacer el ingreso al bodega y al sistema.

Si se encuentra que hay un error en cuanto a cantidad o calidad en los productos, inmediatamente bodega comunicará los detalles a compras para que el proveedor sea contactado.

Si la mercadería defectuosa o con problemas entra a bodega y al sistema, los operarios de bodega se harán responsables del perjuicio ocasionado.

Una vez ingresada la mercadería en el sistema el jefe de bodega entregará las facturas a compras para que las mismas sean enviadas a la matriz.

Bodega deberá poner el las facturas un sello, nombre del responsable, fecha y firma, lo mismo que compras al enviar el documento a la matriz.

El procedimiento en el sistema va de la siguiente forma:

  1. a)Requerimiento de Compra

 

  1. b)Pedido de Cotización

 

  1. c)Cotización del Proveedor

 

  1. d)Orden de Compra

 

  1. e)Recepción de Mercadería

 

  1. f)Factura de Compra

 

 

Una vez que bodega hace la recepción de la mercadería se genera un pendiente de factura, el mismo que será procesado por compras, con la factura original del cliente.

 

La factura NO puede ser diferente de lo recibido en bodega.

 

Si hay entregas parciales puede haber una sola factura que sume las entregas parciales que dan el total de la orden de compra, o una factura por cada recepción de mercadería.

 

El sistema siempre dejara pendiente lo no procesado en el caso de parciales, tanto para la recepción de mercadería como para el ingreso de la factura de compra.

 

Cuando un parcial ya sea de recepción de mercadería o de factura de compra ya no se va a procesar porque el proveedor no va a entregar la totalidad de la orden de compra se puede saldar el pendiente o rechazarlo, con lo cual se cierra el pendiente.

Se debe imprimir el diario de compras y enviarlo a la matriz junto con la factura y la orden de compra a Contabilidad para su archivo.

 

  1. g)Certificado de Retención

 

El ingreso de la factura genera el certificado de retención en estado abierto.

Una vez verificado los valores se deberá proceder a cerrar la retención e imprimir el documento.

No se pueden dejar las retenciones en estado abierto, y una vez impresas se envían al proveedor para su registro, y la copia a Contabilidad para archivo.

NOTAS IMPORTANTES:

-     No podrán recibirse facturas con fecha anterior a la recepción de la mercadería

-     Las facturas deben ser ingresadas en el mismo mes, bajo ningún concepto se podrá ingresar             mercadería con facturas del mes anterior

-     No se recibirá mercadería o facturas después del medio día del último día hábil del mes

-     En caso de recibir un pedido en varias entregas,  la factura deberá coincidir con la fecha de la         última entrega.

-     En caso de detectarse un problema de calidad o cantidad con la mercadería, no se recibirá la factura del proveedor

-     Todos los proveedores deben estar aprobados y con su documentación al día, las excepciones deberán contar con aprobación escrita de la gerencia de operaciones

-      No deben quedar pendientes en el sistema, en caso de que una operación quede abierta irremediablemente debe ser cancelada.

Las facturas se enviarán a la matriz todos los días martes y viernes o el último día hábil de la semana  para ser procesadas según el plazo acordado con el proveedor.  Estas serán pagadas por medio de transferencia bancaria los días viernes inmediatos al vencimiento del plazo pactado con el proveedor.

  1. 2.CONTRATACION DE SERVICIOS DIRECTAMENTE RELACIONADOS

2.1   CONTRATACION DE TRANSPORTE

 

El transporte será contratado y remunerado según la tabla de valores vigente creada por la gerencia de operaciones, a excepción de los transportistas internacionales que negociarán directamente con el departamento de importaciones o con el proveedor.

En caso del contratista principal de transporte y entrega de suministros (por ahora solamente Servientrega), se recibirán sus facturas acumuladas hasta el 22 de cada mes, acumulando los trabajos realizados en el período de un mes, es decir desde el día 23 del mes anterior.  En el caso de este tipo de transportistas esta será la única fecha de recepción de facturas.

En el caso de transportistas menores o eventuales, las facturas se recibirán los días lunes y martes de cada semana, y deberán ser enviadas a la matriz el día martes o viernes de la misma semana.

El responsable de recibir y verificar las facturas de trasporte es el jefe de bodega de cada sucursal, y las mismas deberán llegar con su respectivo informe de costos a la gerencia de operaciones para ser aprobadas y remitidas a contabilidad.

Considerando dicho procedimiento, no se recibirán en contabilidad facturas con más de una semana desde la fecha de emisión de la misma, así como tampoco se recibirán facturas de transporte después del 23 de cada mes y no podrán existir facturas de transporte con fechas comprendidas entre el 24 y el fin de mes.

2.2   CONTRATACIÓN DE OTROS SERVICIOS

 

La contratación de otros servicios directamente relacionados con la actividad nacerán de las gerencias de área y deberán seguir los lineamientos generales de la empresa, es decir, los proveedores deberán estar previamente aprobados por contraloría, la contratación será aprobada por la gerencia de operaciones, las facturas solo se recibirán al finalizar el servicio requerido y tienen que pasar por la aprobación de la gerencia de operaciones.

La gerencia de operaciones deberá indicar la cantidad de proformas necesarias, siempre existiendo un mínimo de 2.

Una vez determinada la mejor alternativa se enviará el dato al departamento de compras para que emitan la respectiva orden.

La factura deberá llegar a contabilidad dentro del mes de entrega y deberá contar con las formas de aprobación de la gerencia de área contratante y de la gerencia de operaciones.

  1. 3ADQUISICIONES INTERNAS

 

3.1   ADQUISICION DE BIENES DE CONSUMO INTERNO

 

Los requerimientos de implementos de oficina se canalizarán a través de la o las personas designadas por la gerencia operativa, las cuales receptarán los pedidos de su grupo asignado dos veces al mes.

Los requerimientos serán entregados en el formato de orden de compra establecido por la gerencia operativa para hacer el respectivo pedido a bodega, donde se emitirá una factura interna con un porcentaje de aumento en el costo determinado por contabilidad y se despachará los pedidos a su respectiva sucursal.

Los requerimientos de equipos electrónicos, mobiliario o materiales se canalizarán por medio de la gerencia solicitante, la cual deberá receptar los requerimientos, evaluarlos, buscar la mejor alternativa y enviar los datos al departamento de compras para que este haga efectiva la compra, previa aprobación de la gerencia operativa.

En el caso de vehículos, repuestos y demás bienes de uso interno, se deberá canalizar los mismos a través de la gerencia operativa, la cual deberá presentar un detalle de los mismos a contraloría para que se ingresen contablemente a la empresa.

NOTAS:

-          Todos los proveedores deben ser previamente aprobados por contraloría.

-          Las facturas solo se recibirán hasta el día 26 de cada mes

3.2   ADQUISICION DE SERVICIOS

 

Todos los servicios requeridos por la empresa no vinculados directamente con la actividad comercial deberán cumplir con los lineamientos básicos como proveedor aprobado, análisis de por lo menos 2 ofertas y deberán tener la aprobación de la gerencia operativa para después ejecutarse por medio del departamento de compras.

Los gerentes de cada área serán los responsables de aprobar las contrataciones en conjunto con la gerencia de operaciones.

Notas:

La factura de servicio previamente aprobada por el responsable asignado por áreas entrega el original de la factura a contabilidad  para el ingreso de la misma.

La factura se ingresa al sistema con la fecha de recepción en contabilidad aunque esta sea diferente a la fecha de emisión de la misma, bajo ningún concepto se puede modificar la fecha en el sistema.

Una vez ingresada la factura se procede a la impresión del diario de compra que adjunto a la factura original se procede al archivo.