Clasificación de tareas y proyectos

La gestión correcta del tiempo consiste en la administración de uno mismo y en el manejo adecuado de recursos y actividades para el propio beneficio o el de la organización. Hay muchas razones por las que “perdemos” el tiempo y por lo tanto no somos todo lo eficientes que nos gustaría ser, ni sabemos optimizar procesos o recursos.

 

Un ladrón de tiempo es toda persona, actividad o circunstancia que dificulta la consecución de unos objetivos definidos y que, por tanto, “roba” un tiempo que debería ser empleado en otra actividad. Los ladrones del tiempo más habituales que debemos aprender a manejar son:

  • Entorno: e-mail, teléfono, reuniones, desplazamientos
  • Personas: visitas inesperadas, interrupciones, impuntualidad
  • Uno mismo: desorientación, desorden, indisciplina, falta de constancia y voluntad.  De hecho, el MAYOR ladrón del tiempo es uno mismo porque no sabemos asignar el tiempo adecuado a nuestras propias tareas.  A algunas les dedicamos demasiado tiempo y a otras un tiempo insuficiente.  Hay que aprender a discernir.

La tabla de la priorización de las tareas nos ayuda a clasificarlas de acuerdo a dos dimensiones: urgencia e importancia.

Resultado de imagen

Cuadrante I

Tareas urgentes e importantes: Son las que requieren que actúes en ellas lo antes posible. Las personas que sólo se centran en estas tareas tiene problemas de salud relacionados con el estrés.  Suelen ser líderes y directivos que lidian con crisis frecuentemente, toman decisiones importantes y delicadas y tienden al agotamiento, el mal humor y la creencia de que son imprescindibles para la organización.

Cuadrante II

Tareas importantes / no urgentes: Las personas que se dedican a este tipo de actividades son administradores eficaces del tiempo (“prevenir es mejor que curar”), tienen perspectiva, visión, autoconocimiento y disciplina, calidad de vida, y están abiertos al aprendizaje. Pero cuidado, al no ser urgentes corremos el riesgo de olvidar que estas tareas están pendientes.  Establece un sistema de recordatorio para que no se te olviden: alarmas, calendario a la vista, listas, post-its, etc. …

Cuadrante III

Tareas urgentes / no importantes: Si quieres que te tilden de improductivo asegúrate de que te pasas el 95% de tu jornada laboral atendiendo este tipo de urgencias.  Sólo dedícate a ellas si es estrictamente necesario, por ejemplo, atender una llamada o visita inesperadas.  Asegúrate de que terminas pronto y puedes continuar con tu trabajo. Es de vital importancia que aprendas de forma cortés a decir “no” o a delegar en otros.  No quieres volverte esclavo de las urgencias de otros.

Cuadrante IV

Tareas no importantes /no urgentes: no vale la pena perder el tiempo en ellas. Si algún miembro de tu equipo se centra en este tipo de acciones, llámale la atención y ofrécele un curso de gestión del tiempo.  Lo necesita.

Las personas productivas evitan los cuadrantes III y IV y concentran su tiempo en el I y el II (por este orden).

Si quieres ganarle la batalla al tiempo, a continuación, tienes algunos trucos:

  • Planifica tu agenda del día siguiente a última hora de la jornada.
  • Establece objetivos y prioriza tareas.  Haz listas.
  • Resiste la tentación de solucionar los problemas de los demás.  Cada uno es responsable de lo suyo.
  • Aprende a decir “no”
  • Ventila rápido las interrupciones
  • Da cita a las visitas inesperadas
  • Delega
  • Si te tienes que concentrar, desconecta el móvil y enciérrate en tu despacho
  • Dedica unos minutos al día para la reflexión y el análisis

Clasificación de Incidentes

Es moneda frecuente que existan múltiples incidencias concurrentes por lo que es necesario determinar un nivel de prioridad para la resolución de las mismas.

El nivel de prioridad se basa esencialmente en dos parámetros:

Impacto: determina la importancia del incidente dependiendo de cómo éste afecta a los procesos de negocio y/o del número de usuarios afectados.

Urgencia: depende del tiempo máximo de demora que acepte el cliente para la resolución del incidente y/o el nivel de servicio acordado en el SLA.

También se deben tener en cuenta factores auxiliares tales como el tiempo de resolución esperado y los recursos necesarios: los incidentes “sencillos” se tramitarán cuanto antes.

Dependiendo de la prioridad se asignarán los recursos necesarios para la resolución del incidente.

La prioridad del incidente puede cambiar durante su ciclo de vida. Por ejemplo, se pueden encontrar soluciones temporales que restauren aceptablemente los niveles de servicio y que permitan retrasar el cierre del incidente sin graves repercusiones.

Es conveniente establecer un protocolo para determinar, en primera instancia, la prioridad del incidente. El siguiente diagrama nos muestra un posible “diagrama de prioridades” en función de la urgencia e impacto del incidente:

Resultado de imagen